Espresso Eskalation: KI-Assistenten

In diesem Beitrag spricht Nele mit Karsten über den praktischen Einsatz von KI-Assistenten im Arbeitsalltag.

Gemeinsam beleuchten sie, was KI-Assistenten eigentlich sind, wie sie sich von autonomen Agenten unterscheiden und warum sie für Unternehmen immer relevanter werden. Karsten gibt dabei spannende und Einblicke und konkrete Tipps aus der Praxis und zeigt, wie KI auch Dein Unternehmen sinnvoll unterstützen kann.

Vorstellung

Nele: Wir sprechen heute über ein ganz besonderes Thema, das aktuell überall präsent ist. Und weil sich eine Person damit nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch sehr viel auseinandersetzt, habe ich heute einen Gast dabei. Karsten, stell dich doch einmal kurz vor.

Karsten: Hallo Nele, schön, dass ich hier sein kann. Ich bin Karsten Henrich, Geschäftsführer von Provinzglück. Und ja, ich beschäftige mich sehr intensiv mit KI Assistenten und die helfen mir und nehmen mir ganz, ganz viel Arbeit ab.

KI-Assistenten: Was sind sie & wozu braucht man sie?

Sehr schön, vielen Dank. Dann lass uns doch einfach mal ganz von vorne anfangen. Was sind denn KI Assistenten?

Ganz einfach gesagt ist ein KI Assistent ein digitale Helfer, also ein System, das künstliche Intelligenz nutzt, aber so nutzt, dass sie dir wirklich hilft, dich bei deinen Aufgaben unterstützt. Ein KI Assistent kann dir Texte schreiben, Aufgaben sortieren, dich strukturieren und unterstützen. Er hilft dir in allen möglichen Dingen. Wichtig ist aber ganz am Anfang: Wir sollten unbedingt Assistenten und Agenten unterscheiden.

Spannend. Und wo genau ist der Unterschied? 

Ein Assistent ist in der Regel reaktiv, das heißt, er reagiert auf das, was du machst. Ein Agent arbeitet selbstständig. Assistenten kann man sehr, sehr gut einsetzen, da ist man schon sehr weit. Bei Agenten ist das ein bisschen schwierig, weil die fangen langsam an, digital da wirklich ein riesen Chaos anzurichten. Die sind nicht so sicher, denn die arbeiten völlig eigenständig. Die können dir auch mal dein Konto leerräumen. Deshalb beschäftigen wir uns heute einfach mit den Assistenten. 

Okay, cool. Warum ist das Thema so relevant aktuell? 

Ja, weil viele anfangen zu merken: Das ist jetzt nicht nur ein Hype mit diesen Assistenten, mit der KI, sondern es ist ein echtes Werkzeug. Die kann dir im Unternehmen ganz, ganz viele Aufgaben abnehmen. Die kann dich unterstützen, vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben, wenn es darum geht, Texte zu formulieren. Wenn es darum geht, Emails zu beantworten, nimmt es dir wirklich viel Arbeit ab. Es sind die typischen 80% – Pareto. Die kannst du mithilfe von einem Assistenten viel, viel leichter erreichen, als wenn du das ohne machst. 

Das heißt, es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern zu ergänzen.

Genau. Also es geht wirklich nicht darum, dass wir hier jetzt anfangen, Assistenten statt Menschen einzustellen, sondern für uns hier bei Provinzglück sind die Assistenten letztendlich wirklich ein Hilfsmittel. Sie helfen uns, wesentlich effektiver zu arbeiten, uns auf die Sachen zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Und diese wiederkehrenden Aufgaben, die nehmen uns die Assistenten tatsächlich ab. Sie helfen uns zu strukturieren, zu organisieren, zu texten, zu glätten. Aber sie ersetzen keine Menschen, überhaupt nicht.

Ich glaube, das ist etwas, was viele Menschen immer denken und warum die Angst vor KI so groß ist, wie sie bei vielen einfach ist. Jetzt könnte ich aber ja einfach sagen ich kann das Ganze ja in ChatGPT eingeben. Warum brauche ich überhaupt einen eigenen Assistenten? 

Ja, bei ChatGPT, wenn ich das einfach so eingebe, fange ich halt immer wieder bei null an, ich muss ihm wieder alles erklären. Ich muss ihm erklären, welche Rolle er dann so spielt, was er für mich machen soll, wie er das machen soll, welche Grundlagen er hat usw. Ein Assistent hat das schon alles drin, der weiß genau was die Grundlagen sind und er weiß genau, was sein Job ist. Das heißt, ich bekomme viel, viel bessere Ergebnisse. Im Idealfall kennt er sogar mein Unternehmen und fühlt sich sogar wie ein Mitarbeiter von uns.

Das klingt ziemlich charmant. 

Es ist natürlich total wichtig, dass ich den gut einrichte, dass ich mir wirklich viel Zeit am Anfang nehme und ihn so konfiguriere, wie ich ihn brauche, dass er auch wirklich das macht, was ich brauche. Und ja, das ist im Grunde genauso, wie wenn ich Menschen führe, dann muss ich auch bei der Führung mich wirklich um die Menschen kümmern, muss sie gut einarbeiten. Und das gleiche gilt bei einem KI Assistenten. 

Das heißt, die KI kennt dich eigentlich ziemlich gut.

Die kennt mich sehr gut, genau.

Nutzung allgemein und im Team

Jetzt hast du es eben schon angesprochen, wie ist das denn wirklich in der Praxis? Also wie nutzt du persönlich deinen Assistenten, für welche Fragen konkret? 

Ich habe zum Beispiel eine Assistentin und meine Lisa. Das ist meine persönliche Office Assistentin. Das fängt an dabei, dass sie mir hilft, Emails zu formulieren, Antworten zu formulieren oder mir auch mal hilft, einen Artikel für LinkedIn vernünftig zu glätten. Was für mich so dieser richtige Game Changer eigentlich ist: Dass sie jetzt nicht wie eine KI antwortet, sondern sie hat so viele Infos von mir, dass sie wirklich weiß, wie ich ticke. Dass sie mir hilft, in meiner Sprache zu antworten. Dass sie mir hilft, auch mich mit meinen Schwächen, die ich habe, zu unterstützen. Wenn sie weiß, ich bin manchmal nicht so ganz strukturiert, also versucht sie mir zu helfen, ein bisschen Struktur in meinen Tag rein zu bekommen. Und das ist natürlich toll. Wenn sie in meiner Sprache spricht, wenn sie meine Werte kennt und genau weiß, wie ich ticke. 

Also würdest du sagen, dein Assistent gibt dir keine Antworten, die typisch nach KI aussehen? 

Genau das ist der entscheidende Punkt. Ich brauche keinen Assistenten, der irgendwie klingt wie Powerpoint auf WLAN, sondern ich brauche einen Assistenten, der mich wirklich sinnvoll unterstützt. Und wenn er einmal richtig eingerichtet ist, was ich eben schon gesagt habe, wenn man das gut gemacht hat, dann ist die Zusammenarbeit hammermäßig gut. Also nicht im menschlichen Sinne. Es ist halt nach wie vor eine KI, aber sie hilft dir total. 

Das heißt, du hast quasi ein zusätzliches Teammitglied, die Lisa. Also hat jeder bei euch im Team einen eigenen Assistenten oder eine eigene Assistentin oder wie wird das bei euch im Team genutzt? 

Also nicht jeder hat einen eigenen Assistenten, aber wir haben Assistenten, die im ganzen Team genutzt werden. Wir haben beispielsweise einen Angebotsassistenten, der uns hilft, Angebote zu erarbeiten. Wir haben einen Fotografen im Team, der Fotos erstellt. Wir haben Berater im Team, wir haben sogar spezielle KI Assistenten für manche Kunden, die die Werte des Kunden haben, die genau wissen, wie der Kunde so tickt und dementsprechend uns unterstützen bei der Arbeit. Die helfen uns wirklich besser zu werden und uns auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren, weil die Sachen, die so im Hintergrund abgearbeitet werden, ja, die man früher so als Fleißarbeit gemacht hat, die machen jetzt die KI Assistenten.

Einrichtung und Optimierungsprozess

Das ist super spannend und nimmt euch wahrscheinlich viel Arbeit ab. Jetzt hören das wahrscheinlich viele und denken: Aber das ist doch bestimmt super kompliziert einzurichten. Wie ist da deine Einschätzung zu?

Naja, es klingt jetzt erst mal technischer als es wirklich ist. Und es ist tatsächlich sehr, sehr einfach, wenn wir mal bei ChatGPT bleiben. Du kannst du dort eigene GBTs erstellen, also maßgeschneiderte Assistenten für bestimmte Anwendungsfälle. Dabei legst du im Grunde erstmal so ein paar entscheidende Dinge fest. Was soll der Assistent sein? Was soll er können? Wie soll er sprechen? Wie soll er arbeiten? Das ist nicht so viel Raketenwissenschaft wie jetzt manche denken, es ist eher gute Führung oder Struktur und gutes Briefing. 

Du hast es eben schon mal erwähnt. Also im Grunde tatsächlich wie wenn du einen Mitarbeiter einarbeitest, nur eben im digitalen Raum.

Ja, da ist was dran. Zuerst brauchst du bei ChatGPT, wenn du jetzt loslegst, einen Tarif, mit dem du eigene erstellen kannst. Also einen Zahl-Tarif. Bei dem Gratis-Tarif geht das leider nicht. Dann klickst du auf Create a GPT und überlegst dir zuerst die Rolle. Ist das jetzt mein Texter, der mir hilft meine Emails zu arbeiten? Ist es ein Angebotsassistent? Ist das ein Strategieassistent, ein Ideengeber? Ist es vielleicht auch ein Internetrecherche-Profi oder ein Supporter? Danach definierst du die Aufgaben. Was soll der Assistent genau tun? Texte formulieren, Angebote vorbereiten, Inhalte strukturieren usw. Dann kommt noch ein wichtiger Punkt: In welcher Tonalität und mit welchem Verhalten soll er das machen? Soll der Assistent locker sein oder soll er sachlich sein? Kurz und knapp oder ausführlich? Soll er eventuell sogar Rückfragen stellen? Soll er mehrere Varianten von Antworten liefern? Soll er mitdenken oder eher exakt ausführen? Du kannst Anweisungen klar hinterlegen: Sprich direkt. Sprich in meiner Sprache. Erklär mir komplexe Dinge einfach, nutze gerne Humor usw. Es gibt ganz ganz viele Formulierungsvarianten, die wirklich sinnvoll sind und dann wird es halt spannend, weil dann wird dieser Assistent tatsächlich sowas wie ein eigener Charakter.

Das ist super cool. Ja, der Charakter passt ja auch zu dem, dass du deine Assistentin Lisa genannt hast, du hast ihr einen Namen gegeben und den Charakter erlernst du quasi mit Lisa dann genau. Das klingt jetzt super nett. Dann hast du deine Assistentin, mit der kannst du sprechen. Wann wird er denn richtig hilfreich? So richtig gut. 

Ja, das ist der Knackpunkt. Du kannst diesem Assistenten tatsächlich Wissen mitgeben, denn du kannst dem Assistent Informationen hochladen, dass er nicht nur irgendwelche Informationen aus seinem Modell hat, sondern dass er eigene Informationen von dir hat. Ich habe meiner Assistentin zum Beispiel ein paar Sachen von mir hochgeladen, die kennt meine Vision, die kennt meinen Lebenslauf, die weiß, was meine Werte sind, die weiß, wie ich spreche und das behält die sich alles, das ist ein PDF, das ich da hochgeladen habe. Auch bei dem Angebotsassistenten, das ist ebenfalls super spannend. Wenn ich ihm dann unsere Kalkulationsmatrix hoch lade und ein paar Muster-Angebote hochlade und ihm dann vielleicht noch sage, recherchiere auch noch marktübliche Preise, dann wird er auf einmal zu einem richtig mächtigen Werkzeug, weil er genau weiß, wie wir Preise kalkulieren und dann macht er das auch so. 

Also ist das Ganze nicht nur schlau, sondern auch passend.

Ein unpassender Text kann halt fachlich völlig okay sein, aber trotzdem für dich komplett unbrauchbar. Und genau deshalb ist es so wichtig, dass dein Assistent deine Sprache spricht, dein Denken kennt und dann macht das richtig Freude. Man merkt, das Ding arbeitet nicht nur irgendwie, sondern das Ding unterstützt mich total in meiner Arbeit. 

Sehr cool. Klingt richtig gut. Deine Mitarbeiter, die du hast, die findest du in der Regel in der Agentur oder gehst zumindest davon aus, dass sie im Homeoffice sind. Wo findest du denn deine Assistenten? 

Da hast du bei ChatGPT halt einen Abschnitt Meine ChatGPT und da kannst du ihn jederzeit wieder aufrufen. Da siehst du ihn mit seinem Namen. Und das ist für Teams ganz spannend, weil dann kannst du einen Assistenten erstellen und den kannst du auch freigeben. Da kannst du ein Link erstellen lassen, kannst sagen, okay, alle Leute, die diesen Link haben, die können diesen Assistenten auch benutzen.

Worauf sollte man achten?

Das klingt jetzt alles super positiv und hilfreich und man merkt auch, dass du total begeistert von dem Thema bist. Wo ist der Haken? Oder anders gefragt: Worauf sollte man achten, wenn man diese Assistenten nutzt?

Ja, es gibt ein paar Dinge, “Haken” würde ich nicht sagen, aber es gibt ein paar Dinge, die wichtig sind.

Das erste ist der Datenschutz. Ich sollte also wirklich aufpassen, was für Daten ich da hochlade. Ich sollte auf jeden Fall aufpassen, dass ich da nicht irgendwelche persönlichen Daten von mir hochlade oder persönliche Kundendaten. Die haben da nichts verloren. Das geht auf den amerikanischen Server. Je nachdem welchen Account ich habe, werden diese Daten auch zum Training benutzt. Also da gilt es halt wirklich zu sagen, wenn ich mit persönlichen Daten arbeite, dann muss ich eigentlich anfangen, mir eine eigene KI ins Office zu stellen. Auch das geht, dass ich wirklich eine eigene KI habe. Aber ich würde jetzt nicht auf ChatGPT persönliche Daten laden.

Der zweite Punkt ist Qualitätssicherung. Es ist eine KI, es ist ein Modell. Und selbst wenn die sehr, sehr selbstbewusst irgendwas formuliert, muss ich das nachchecken. Die kann halluzinieren. Da können immer Dinge dabei sein, die so einfach nicht stimmen. Sie kann super überzeugend klingen und manchmal ist das brandgefährlich.

Und drittens Führung. Ein schlechter Prompt ist halt wie ein schlechtes Briefing und dann kommt auch nur ein schlechtes Ergebnis raus. Ich muss mir also wirklich Mühe geben, wie ich prompte, wie ich das mache. Und ja, das ist der Punkt, weshalb viele sagen: KI taugt nichts! Weil sich viele nicht vernünftig mit den Bots beschäftigen, weil viele einfach mal hin prompten und dann kommt kein gescheites Ergebnis raus.

Vielleicht kannst du an der Stelle kurz den Begriff Prompt erklären. Wenn man keinen KI Assistenten nutzt, ist es wahrscheinlich ein Begriff, mit dem nicht wirklich was anfangen kann.

Promt ist die Aufgabe, die ich der KI stelle. Prompt ist das was ich ergebe, den Satz “Bitte mach für mich das und das.” Und da gibt es halt natürlich auch Regeln, wie ich so ein Promt aufzustellen habe, dass er wirklich toll funktioniert.

Das heißt, man kann nicht alles wahllos in die KI hauen, sondern man muss schon selbst mitdenken und quasi klar im Kopf sein und wissen, was darf ich der KI geben und was nicht. Selbst Regeln befolgen, damit der Assistent am Ende gut wird. 

Genau das ist halt so eine schöne Nebenwirkung. Eine KI hilft dir dabei, dich selbst zu strukturieren, auch klar zu denken, weil wenn du das nicht machst, wenn du einfach irgendwas hinschmeißt, dann wird das Ergebnis auch so sein, wie du das hinschmeißt.

Okay. Für wen lohnt sich denn so ein KI Assistent? Besonders wenn du jetzt Empfehlung aussprechen müsstest, wer sollte sich ein anlegen? Für wen wäre das? 

Na ja, für Handwerker wahrscheinlich eher weniger. Aber für Büroarbeiter ist es schon eine ganz spannende Geschichte. Und da würde ich wirklich sagen: Wenn du wiederkehrende Arbeiten hast, wenn du Arbeiten hast, die dich aufhalten, wenn du Arbeiten hast, die dich Nerven kosten, die dich belasten, dann kann dir so ein Assistent schon sehr, sehr viel abnehmen. Wenn du Probleme hast mit dem Formulieren. Und du hast einen Assistent, der weiß, wie du normalerweise formulieren würdest. Wenn du Probleme hast, Abläufe zu strukturieren, kannst du das dem Assistenten geben. Der denkt dann im Grunde ein Stück weit wie du, wenn du ihn gut eingerichtet hast. Und dann nimmt er dir diese ätzenden Arbeiten auch ab und das ist was, was mir die letzten Monate viel mehr Spaß an der Arbeit zurückgegeben hat. Und was mir auch geholfen hat, in manchen Dingen noch professioneller zu werden. Und das ist wirklich ein tolles Gefühl. 

Cool, das glaube ich. Ich habe auf jeden Fall das Bedürfnis, mir jetzt einen KI Assistenten anzulegen. Ich werde auf dich zurückkommen. 

Sehr, sehr gerne.

Fazit

Dann kommen wir langsam mal zum Schluss. Was ist denn dein persönliches Fazit? 

Na ja, KI wird von vielen belächelt. Es ist für mich kein Spielzeug und auch kein Zukunftsmärchen mehr, sondern KI ist für mich wirklich ein ernst zu nehmendes Werkzeug in meinem Alltag. Richtig eingesetzt hilft sie dir dabei, wirklich Zeit zu sparen und auch Geld zu sparen, deine Gedanken zu schärfen und auch den Alltag zu strukturieren, qualitativ besser zu werden. Sie funktioniert nicht durch Magie, sondern es ist wirklich so: Du musst dich da reinknien, du musst sie vernünftig einrichten und du musst ihr Klarheit geben. Du musst eine KI auch führen, eine KI Assistenten und dann macht eine KI schon in vielen Punkten auch den Unterschied. Wir sind hier wirklich in der Agentur besser geworden. 

Ja, ein bisschen beruhigend ist aber auch: Noch ist es immer noch der Mensch, der den Espresso bestellt und nicht die KI. 

Das ist eine super Überleitung zum Schluss. Wenn ihr noch Fragen zum KI Assistenten habt, dann meldet euch gerne bei uns. Vor allem Karsten kann euch da mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Genau, Wir unterstützen euch gerne dabei, wenn ihr auch KI Assistenten einsetzen wollt. Wir haben da viele Erfahrung und geben das auch gerne weiter.