Espresso Eskalation: How To Power Point

In diesem Blogbeitrag dreht sich alles um die Frage, wie Unternehmen sich heute wirklich überzeugend präsentieren – und warum gute Präsentationen weit mehr sind als schöne Folien. Während KI‑Tools immer schneller komplette Decks ausspucken, wächst gleichzeitig der Bedarf an klaren Botschaften, echtem Storytelling und einem Design, das Menschen wirklich erreicht.

Gemeinsam sprechen Jule und Karsten über die zentralen Prinzipien wirkungsvoller Unternehmenspräsentationen. 

Erfahrungen mit schlechten Präsentationen

Karsten: Hallo, mein Name ist Karsten Henrich. Ich bin Geschäftsführer von Provinzglück und ich freue mich drauf, mal so ein bisschen tiefer in diese ganze Präsentationsproblematik zusammen mit Jule reinzugehen. Hallo Jule!

Jule: Hallo Karsten! Ja, du sprichst direkt schon von Problematik… Was war denn die gruseligste Powerpoint, die du selbst je gehalten hast?

Also ich habe schon selbst unglaublich viele gruselige Powerpoints gehalten. Das eine mal war es keine Powerpoint, sondern es war eine Keynote. Ich habe ein neues Corporate Design bei einem Kunden präsentiert. Ich war bei der zweiten Folie angekommen und da sagte der Kunde: “Nein, Herr Heinrich, das ist es nicht! Das können wir komplett vergessen!” Dann stehst du natürlich da vor den Kunden und was machst du dann? Ich habe es damals tatsächlich durchgezogen, habe die Präsentation gehalten, aber er blieb bei seiner Meinung. “Das ist überhaupt nichts.“

Lag es aber an der Powerpoint oder lag es an dem Inhalt?

Naja, ich glaube, wir haben es nicht getroffen. Das passiert halt. Heutzutage hätte ich wahrscheinlich mit den jetzigen Mitteln anders präsentiert. Mehr einen Spannungsbogen aufgebaut. Aber damals war der Kunde sehr rabiat.
Jetzt du: Was war denn die gruseligste Powerpoint, die du jemals gesehen hast?

Ich beschäftige mich viel mit Präsentationen von unseren Kunden. Ich mache viele neu oder versuche, sie zu optimieren. Dabei habe ich schon viel Schlimmes gesehen. Aber ich habe den Vorteil, mein Gehirn löscht das dann wieder. (lacht).
Also ich meine, das klassische sind natürlich viele verschiedene Schriftarten, viele Bilder, die nicht zusammenpassen, viele Farben, ganz wild, alles auf einer Folie, viele Animationen.
Ich habe letzte Woche eine Animation gesehen, da gingen so Flammen auf der Folie auf. Auch wenn viele Ausrufezeichen auf einer Folie stehen, fühle ich mich irgendwie sofort angeschrien und das mag ich gar nicht. (lacht).

Ja, da ist was dran.

Die Rolle von Präsentationen in Unternehmen

Wir wollen heute speziell über Unternehmenspräsentationen sprechen, weil das auch das ist, mit dem wir oft Kontakt haben. Du präsentierst und siehst auch sehr viele Präsentationen. Was würdest du denn sagen, wofür braucht ein Unternehmen überhaupt eine Präsentation? Ist das nicht veraltet?

Wenn wir alle Top Entertainer wären, Top Komiker oder Top Redner wären, bräuchten wir wahrscheinlich überhaupt keine Präsentation, denn dann würdest du einfach reden und dabei die Leute so fesseln, dass du sonst nichts brauchst. Aber da wir alle nicht so perfekt im Reden sind, ist so eine Präsentation eine tolle Unterstützung und das hilft dir und deinem Publikum.
Mir hilft das immer. Ich kann auf die nächste Folie klicken und weiß, wo ich bin. Ich weiß, das Publikum ist gefesselt durch die Bilder, die ich zeige und deshalb ist eine Präsentation schon sehr, sehr sinnvoll.

Kernbotschaft, Zielgruppe und Spannungsbogen

Wenn du eine Präsentation inhaltlich konzipierst, wie gehst du da vor?

Das Wichtigste dabei ist, sich klar zu machen: Ich brauche eine Kernbotschaft. Ich kann nicht alles auf einmal präsentieren. Ich muss mir überlegen: Was ist das für eine Präsentation? Was ist das für ein Publikum, das ich habe? Und was ist der eine Satz, der hängen bleiben soll am Ende? Und dann überlegst du dir, wie sieht ein Spannungsbogen aus, wie sieht eine Dramaturgie aus. Und wie kann ich das Ganze so machen, dass es wirklich fesselt?

Hast du ein Beispiel?

Also ich habe ein Negativbeispiel, nämlich wenn Menschen immer einen Bauchladen präsentieren, nach dem Motto: Ich zeige jetzt alles, was wir Tolles können. Das ist das, was mir wichtig ist. Aber das interessiert im Grunde den Kunden nicht.

Firmengeschichte – auch oft ein Punkt, den ich am Anfang von vielen Präsentationen schon gesehen habe. Uns gibt es seit 1925…

Ja, ist das beste Beispiel für dieses absenderorientierte präsentieren (im Gegensatz zum empfängerorientierten präsentieren). Ich zeig mal, was wir alles Tolles sind. Aber im Grunde interessiert keinen Menschen, der da vor dir sitzt, deine Firmengeschichte. Das interessiert dich vielleicht, oder noch ein paar langjährige Angestellte, aber an sich ist es nicht das, weshalb ein Kunde zu dir kommt. Stattdessen geht es darum: Weshalb bin ich für den Kunden wichtig oder für die Leute, die im Publikum sitzen? Und da stricke ich meine Story drumrum. Und wenn ich das hinkriege, dann fessel ich auch mein Publikum.
Ich muss auch beachten: Eine Präsentation ist keine Vorlesung. Es geht nicht darum, ganz, ganz viele Inhalte zu vermitteln, sondern im Grunde geht es darum, ein Stück weit zu entertainen.

Präsentieren im digitalen Raum

Ich weiß, heutzutage werden viele Präsentationen online gehalten. Was hast du da für Erfahrungen? Auf was muss man da besonders achten?

Ich hatte letzte Woche erst wieder eine wichtige Online-Präsentation. Dabei stehe ich dann vor meinem Monitor (ich stelle mich meistens hin, weil ich dann irgendwie freier reden kann) und alle anderen Kameras sind ausgeschaltet. Ich rede also zu 50 grauen Kacheln. Da musst du sehr konzentriert sein. Du hast überhaupt kein Feedback, du kriegst nichts zurück. Du musst also wirklich dein Ding durchziehen, ohne Feedback. Und das ist sehr, sehr schwer. Also mir fällt das zumindest immer sehr schwer.
Mein Trick ist eigentlich immer, dass ich versuche mich kurz zu halten. Ich konzentriere mich da wirklich auf das Wesentliche. Ich hatte für diese Präsentation 30 Minuten Zeit. Ich war nach einer Viertelstunde durch, weil ich gesagt habe: Leute, ich habe meine wichtigsten Punkte gesagt, ich will euch hier nicht langweilen. Und ich habe so immer diesen super Albtraum im Hinterkopf, dass alle sich dabei Kaffee holen gehen, während ich da zu grauen Kästchen rede und deshalb ich halte mich sehr, sehr kurz bei Online-Präsentationen.

Jule, du machst viele Powerpoints und du machst tolle Powerpoints. Also ich bin jedes Mal begeistert! Wenn ich Folien von dir sehe, denke ich immer: Wow, wie macht die das überhaupt? Warum sehen deine so ganz anders aus als Powerpoints, die ich von so manchen Unternehmen sehe?

Was gute Präsentationen gestalterisch ausmacht

Zuallererst sehe ich eine Präsentation, eine Powerpoint oder Keynote, nicht als ein Dokument. Es ist nichts, was vollständig sein muss ohne denjenigen, der spricht. Es ist eine Ergänzung, eine Unterstützung für den Vortrag. Also viele, die ich schon gesehen habe, die sind so voll mit Texten, dass man denkt, es ist ein Handout. Aber das würde ich immer knallhart reduzieren auf Headlines, auf ganz kurze Stichpunkte, so dass derjenige, der spricht, sich daran orientieren kann und dass die Leute, die die Präsentation sehen, mitbekommen was wichtig ist. Vor allem soll es den Vortrag unterstützten. Es muss immer beides zusammen gedacht werden. Wenn man möchte, dass die Inhalte noch im Nachgang rausgeschickt werden, kann man ein Handout zusätzlich konzipieren aus den Inhalten der gesamten Präsentation. Das sind aber nie die Präsentationsfolien beim Vortrag. Das ist der Grundstein, würde ich sagen. Das heißt, es fällt schon mal ganz, ganz viel Text weg. Außerdem ist essentiell, dass man sich ganz nah an das Corporate Design hält.

Sehr wichtiger Punkt.

Ein weiteres wichtiges Element sind natürlich Bilder oder Fotos, die auch wiederum eine Emotion erzeugen bei den Zuschauern. Sie sollen das untermauern, was gesagt wird. Also ich verwende gern ein großflächiges Bild pro Folie. Man kann es auch vielleicht anschneiden und noch ein bisschen Text daneben oder drauflegen. Aber da muss man schauen, dass der Text wirklich gut lesbar ist. Das heißt, bei einer hellen Textfarbe mache ich oft noch mal eine halbtransparente dunkle Farbfläche auf das Foto, so dass es dunkler wirkt (und umgekehrt genauso). Lesbarkeit ist das A und O. Sonst lieber weniger Bilder verwenden und wirklich eine klare Aussage auf der Folie schreiben. Vielleicht nur ein Wort, vielleicht nur drei weiße Wörter auf einer schwarzen Folie. Wenn es den Vortrag unterstützt – why not?

Ja, genau. Weniger ist oft mehr.

Proportion ist ebenfalls ein wichtiges Thema. Lieber nicht zu kleinteilig arbeiten, sondern bold. Wirklich große Überschriften und große Bilder. Das Motiv muss an der richtigen Stelle sitzen. Das sind alles so Kleinigkeiten, die wichtig sind. Dann gibt es natürlich auch noch andere Gestaltungselemente, die im Corporate Design vorhanden sind, welche man in eine Ecke setzen kann, die – ich sage es ganz vorsichtig – dekorativ wirken. Nur, wenn es hilft.
Wichtig wäre mir außerdem: nicht zu viele verschiedene Layouts. Beispiel: Das Logo liegt einmal oben links, auf der nächsten Folie unten rechts, daraufhin sonstwo. Gleiche Layouts helfen, dass das Auge eine Ruhe bekommt.

Stringenz.

Genau! Ich verwende dafür gerne Hilfslinien, damit beim Wechsel der Folien kein Sprung im Element ist. Das sind einige wenige Tipps, die ich habe. Dazu kommt das große Thema Animationen. Wer kennt sie nicht, die wildesten reingezwirbelten Bilder, Grafiken. Auch hier würde ich gerade bei Unternehmenspräsentationen drauf achten: Es muss zum Stil der Firma passen. Es muss seriös sein. Oder wenn die Firma verspielter rüberkommt, dann kann die Präsentation auch eher verspielt sein. Je nachdem, welche Produkte sie herstellt oder vertreibt. Es gibt sehr, sehr viele Optionen für Animationen. Ich habe schon gesagt: Feuer, Staub, Konfetti, Sterne, Meteoriten-Explosion. Alles schon gesehen. Ich würde eher was ruhiges machen. Es gibt den schönen Morph-Effekt, sowohl bei Powerpoint, als auch bei Keynote. Davon bin ich ein großer Fan.

Ja, das habe ich schon gesehen. Diese Morphing Effekte setzt du sehr, sehr cool ein. Dabei denkt man: Das kann nicht Powerpoint sein! Das ist schon sehr stark.

Wie schon gesagt: Lieber weniger. Weniger ist mehr!
Und natürlich die Zielgruppe beachten. Also: Wer schaut diese Präsentation an? Und sich dann überlegen, was spricht am ehesten diese Zielgruppe an?

Ja, sehr cool.

KI und die Zukunft von Präsentationen

Karsten, du hast ja schon ein bisschen mit KI experimentiert und damit auch schon Präsentationen erstellt. Wie sind da so deine Erfahrungswerte? 

Ja, leider im Moment noch nicht so positiv. Also man kann mithilfe von Chat GPT die Präsentation ausarbeiten, das Ergebnis gibt man dann in ein Spezialprogramm, die die Präsentationen erstellt. Bis zu einem gewissen Grad funktioniert das tatsächlich schon, aber das, was ich bisher damit gemacht habe, ist schon sehr generisch. Also ich denke mal, da wird es mit Sicherheit in den nächsten Monaten noch riesen Fortschritte geben und das wird auch ein ganz, ganz wertvolles Werkzeug werden. Aber im Moment merke ich, das ist noch ausbaufähig. Das Design sieht noch zu gewöhnlich aus und es ist zu allgemein gehalten. Die Präsentation bedient auf der emotionalen Ebene noch nicht so gut.

Praktische Tipps zum Schluss

Mhm. Okay, kannst du zum Abschluss die drei häufigsten Fehler nennen, die passieren können beim Präsentieren? 

Mein erster Punkt ist das berühmte betreute Vorlesen. Du hast eine tolle Folie, wo alle Stichpunkte, die du sagst, auch draufstehen. In 12 pt Schrift voll geknallt und du liest das vor. Damit hast du natürlich das Schlimmste gemacht, was du überhaupt nur machen kannst, denn die Leute lesen das dann auf der Folie selbst und du liest noch mal vor. Es gibt da eine Diskrepanz zwischen dem Vorgelesenen und dem selbst Lesenden, und die Leute schweifen völlig ab und keiner weiß nachher mehr: was war das überhaupt? Also niemals betreutes Vorlesen machen. Das ist ganz, ganz wichtig. Schaut wirklich, dass ihr maximal einen längeren Satz auf der Folie habt. Am besten nur drei Worte auf einer Folie. Das reicht schon.

Der zweite ist eine Präsentation, die wirklich keine Story und keinen Spannungsbogen hat, die einfach nur darstellt, wir machen das, das, das und das! Dir schlafen die Leute weg! Hör auf mit sowas. Überleg dir, was ist dein Spannungsbogen? Was ist deine Story, deine Heldengeschichte, die du erzählen willst?

Der Dritte Punkt ist: Du hast einfach kein Ziel. Du hast eine Unternehmenspräsentation und du willst damit ja was erreichen. Willst du Leute zu Kunden machen? Willst du informieren? Was ist dein Ziel? Welcher eine Satz soll am Ende hängen bleiben? Wenn du diese drei Dinge beachtest, dann bist du schon sehr, sehr weit und erreicht schon sehr viel mit deiner Präsentation. Ja, hast du noch wichtige Tipps für uns aus deiner grafischen Sicht?

Einmal Reduktion. Punkt. Alles muss den Inhalt unterstützen, alles was passiert. Und immer den Nutzen für die Zielgruppe im Auge behalten.  

Sehr cool.  Ich hoffe, wir haben euch ein paar Impulse setzen können. Wenn ihr Fragen dazu habt, schreibt uns gerne. Wir freuen uns, wenn wir euch helfen können.